Trang chủ
EN
Hóa đơn điện tử là một giái pháp đã rất phổ biến trong quản lý tài chính doanh nghiệp, đặc biệt là trong thời đại số hóa. Thay vì sử dụng hóa đơn giấy truyền thống, hóa đơn điện tử giúp giảm tải công việc, tiết kiệm chi phí, tối ưu hóa quy trình và mang lại nhiều lợi ích vượt trội. Với tính tiện lợi và hiệu quả của nó, hóa đơn điện tử ngày càng được nhiều doanh nghiệp chọn lựa và sử dụng.
1. Những lợi ích khi sử dụng Hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử mang đến nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp.
Tiết kiệm chi phí và tài nguyên
Một trong những lợi ích nổi bật nhất của hóa đơn điện tử là tiết kiệm chi phí và tài nguyên. Sử dụng hóa đơn điện tử giúp cắt giảm chi phí in ấn, chi phí chuyển phát qua đường bưu điện… Không chỉ vậy, việc lưu trữ hóa đơn giấy truyền thống còn gây tốn kém không gian và chi phí thuê nhân sự quản lý. Bằng cách chuyển sang hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể giảm tải chi phí vật tư và tiết kiệm thời gian trong quy trình tạo, phát hành và quản lý hóa đơn.
Tối ưu hóa quy trình
Hóa đơn điện tử giúp tối ưu hóa quy trình kế toán và tài chính. Việc lập hóa đơn trở nên dễ dàng và nhanh chóng, giảm thiểu thời gian và công sức so với việc xử lý hóa đơn giấy thông thường. Nhân sự có thể dành thời gian này để tập trung cho những công việc mang tính chiến lược hơn. Bên cạnh đó, việc tự động hóa quy trình tạo và phát hành hóa đơn giúp giảm thiểu sai sót và tăng tính chính xác cho hệ thống kế toán.
Bảo mật và tính toàn vẹn
Hóa đơn điện tử được bảo vệ bởi các biện pháp an ninh như mã hóa và chữ ký số, đảm bảo tính bảo mật và ngăn chặn việc giả mạo hóa đơn. Ngoài ra, tính toàn vẹn của hóa đơn điện tử giúp đảm bảo rằng thông tin trên hóa đơn không bị thay đổi trái phép trong quá trình truyền tải và lưu trữ.
Dễ dàng quản lý và tra cứu
Hóa đơn điện tử được lưu trữ và quản lý dễ dàng trên hệ thống máy tính. Việc tra cứu thông tin hóa đơn và tìm kiếm dữ liệu trở nên nhanh chóng và thuận tiện. Điều này giúp tăng tính minh bạch và giảm thiểu thời gian tìm kiếm thông tin khi cần truy xuất.
Tương tác thuận tiện với khách hàng
Sử dụng hóa đơn điện tử sẽ xóa bỏ hoàn toàn thời gian giao – nhận hóa đơn theo cách truyền thống và không lo bị thất lạc trong quá trình vận chuyển. Hầu hết các phần mềm hóa đơn hiện nay đều cung cấp tính năng Portal cho khách hàng, cho phép tra cứu và tải xuống hóa đơn nhanh chóng và thuận tiện. Việc tăng cường sự thuận tiện và tự phục vụ cho khách hàng sẽ giúp cải thiện sự hài lòng của khách hàng với doanh nghiệp.
2. Những lưu ý quan trọng khi lựa chọn giải pháp Hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử đã dần trở thành một phần mềm không thể thiếu đối với doanh nghiệp. Tuy nhiên, hiện nay trên thị trường có rất nhiều giải pháp Hóa đơn điện tử đến từ nhiều nhà cung cấp khác nhau. Vậy doanh nghiệp cần lưu ý những gì khi lựa chọn giải pháp Hóa đơn điện tử cho đơn vị của mình?
Tuân thủ quy định pháp luật
Khi chọn giải pháp hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng phần mềm này tuân thủ đúng các quy định pháp luật liên quan đến hóa đơn điện tử mà Nhà nước đã đặt ra. Điều này đảm bảo hóa đơn khi xuất ra có giá trị pháp lý, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về chữ ký số, bảo mật và truyền tải dữ liệu.
Tính linh hoạt và tùy chỉnh
Mỗi doanh nghiệp đều có những đặc thù và quy trình vận hành riêng, vì vậy, giải pháp hóa đơn điện tử cần phải linh hoạt và có thể tùy chỉnh theo nhu cầu tổ chức. Cần tìm hiểu giải pháp bạn đang lựa chọn liệu có cho phép tạo và thiết kế mẫu hóa đơn theo ý muốn, điều chỉnh cấu trúc và thông tin hiển thị trên hóa đơn để phù hợp với nhu cầu và thương hiệu của doanh nghiệp.
Kết nối với Tổng cục Thuế (TCT)
Kết nối với cơ quan thuế như TCT là yêu cầu quan trọng để đảm bảo hóa đơn tuân thủ pháp luật và truyền dữ liệu cho cơ quan thuế một cách chính xác và đáng tin cậy. Một giải pháp hóa đơn điện tử uy tín cần có khả năng kết nối với TCT và tuân thủ các quy trình xác thực và truyền dữ liệu.
Dễ sử dụng và hỗ trợ khách hàng
Nên ưu tiên lựa chọn các giải pháp hóa đơn có giao diện người dùng thân thiện và dễ sử dụng. Điều này giúp nhân viên của doanh nghiệp nhanh chóng làm quen và ứng dụng hiệu quả giải pháp mới. Bên cạnh đó, cần đảm bảo nhà cung cấp giải pháp có dịch vụ hỗ trợ khách hàng đáng tin cậy, bao gồm cả tư vấn, hướng dẫn và giải quyết sự cố để đảm bảo quá trình triển khai và sử dụng hóa đơn điện tử được thuận lợi.
Tính bảo mật và bảo vệ dữ liệu
Bảo mật và bảo vệ dữ liệu là yếu tố quan trọng trong lựa chọn giải pháp hóa đơn điện tử. Giải pháp cần có đầy đủ các biện pháp bảo mật như mã hóa dữ liệu, chữ ký số và quản lý quyền truy cập để ngăn chặn việc truy cập trái phép vào hóa đơn và thông tin liên quan.
Khả năng tích hợp và mở rộng
Để đảm bảo sự linh hoạt và tương tác tốt với các hệ thống và quy trình hiện có, nhà lãnh đạo nên chọn giải pháp hóa đơn điện tử có khả năng tích hợp với các phần mềm kế toán, hệ thống quản lý khách hàng và các ứng dụng khác trong doanh nghiệp. Điều này giúp tối ưu hóa quy trình công việc và truyền dữ liệu một cách liên tục và chính xác.
3. Giải pháp Hóa đơn điện tử Atis Invoice
Giải pháp Hóa đơn điện tử Atis Invoice là một công cụ hiệu quả và đáng tin cậy, giúp doanh nghiệp quản lý và xử lý hóa đơn điện tử một cách tiện lợi. Được nghiên cứu và xây dựng sao cho phù hợp với nhất với doanh nghiệp, Atis Invoice bao gồm nhiều tính năng khác nhau:
Thiết kế – Tạo mẫu hóa đơn
Giải pháp Hóa đơn điện tử Atis Invoice cung cấp tính năng lựa chọn và thiết kế hóa đơn trực tiếp trên hệ thống. Người dùng dễ dàng chọn mẫu hóa đơn từ thư viện mẫu có sẵn, hoặc tạo mới và khai báo hóa đơn một cách nhanh chóng và tiện lợi. Giải pháp cũng cho phép tùy chỉnh giao diện và cấu trúc hóa đơn sao cho phù hợp với nhu cầu và thương hiệu của doanh nghiệp.
Lập hóa đơn
Atis Invoice cho phép người dùng lập hóa đơn trực tiếp trên phần mềm. Ngoài ra, Atis Invoice còn cung cấp WS (Web Service) cho hệ thống kết nối, cho phép tích hợp dễ dàng với các hệ thống khác trong doanh nghiệp. Do đó, người dùng có thể lựa chọn lập hóa đơn từ file mẫu hoặc sử dụng thông tin được truyền tải từ các phần mềm nội bộ khác. Điều này giúp tối ưu hóa quy trình lập hóa đơn và giảm thời gian xử lý.
Ký hóa đơn
Atis Invoice hỗ trợ ký hóa đơn bằng nhiều phương tiện bảo mật như USB Token, HSM (Hardware Security Module)… Doanh nghiệp có thể ký lẻ hóa đơn hoặc ký theo số lượng lớn tùy vào nhu cầu. Việc ký hóa đơn giúp đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực của hóa đơn điện tử, đồng thời đáp ứng yêu cầu về bảo mật thông tin.
Phát hành hóa đơn
Với giải pháp Atis Invoice, doanh nghiệp có thể phát hành hóa đơn lẻ hoặc phát hành hóa đơn số lượng lớn nhanh chóng và thuận tiện. Việc phát hành hóa đơn lẻ giúp quản lý từng giao dịch cụ thể một cách linh hoạt, trong khi phát hành hóa đơn số lượng lớn giúp tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa quy trình.
Kết nối TCT
Atis Invoice cung cấp module kết nối tới Tổng cục Thuế (TCT), theo mẫu chuẩn của TCT. Đảm bảo rằng giải pháp tuân thủ các quy định pháp luật về hóa đơn điện tử và truyền dữ liệu hóa đơn một cách chính xác và đáng tin cậy.
Portal
Giải pháp từ Atis có sẵn Portal hỗ trợ khách hàng, cho phép khách hàng tra cứu và tải xuống hóa đơn một cách thuận tiện và nhanh chóng. Tính năng này giúp tăng tính tương tác và tự phục vụ cho khách hàng, cải thiện sự hài lòng và tạo sự thuận tiện cho cả doanh nghiệp và khách hàng trong việc quản lý hóa đơn điện tử.
Có thể thấy, Atis Invoice đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ về hóa đơn điện tử. Giao diện Web Responsive dễ sử dụng và thân thiện với người dùng. Giải pháp cũng bao gồm nhiều chức năng quản lý thông minh cùng báo cáo và thống kê chi tiết, hỗ trợ nhà quản lý trong quá trình theo dõi công việc. Bên cạnh đó, hệ thống còn có chức năng tự động sao lưu và phục hồi dữ liệu khi gặp sự cố liên quan đến điện, mạng…
Trong quá trình sử dụng, Atis Invoice đem lại sự an tâm cho doanh nghiệp nhờ khả năng bảo mật cao: xác thực đa nhân tố, mã hóa, phân lập, kiểm soát lỗi và chống tấn công từ bên ngoài… Nhờ kiến trúc điện toán đám mây, giải pháp Hóa đơn điện tử từ Atis có hiệu năng cao và cho phép giám sát, quản trị theo thời gian thực.
Để hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận và sử dụng giải pháp một cách tốt nhất, Atis đã xây dựng nhiều gói dịch vụ linh hoạt, phù hợp với nhiều quy mô và nguồn lực doanh nghiệp. Dễ dàng thay đổi hoặc nâng cấp gói dịch vụ khi có nhu cầu. Đồng thời, đội ngũ nhân sự của Atis có trình độ chuyên môn và trách nhiệm cao, hỗ trợ doanh nghiệp trong toàn bộ quá trình từ tư vấn, đào tạo cho đến triển khai giải pháp.
Kết luận
Không thể phủ nhận những lợi ích vượt trội và sự thuận tiện khi sử dụng Hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý nhiều yếu tố khi lựa chọn giải pháp Hóa đơn điện tử như: tính linh hoạt, tính bảo mật, khả năng hỗ trợ của nhà cung cấp… Giải pháp Atis Invoice là một sự lựa chọn đáng tin cậy cho doanh nghiệp với nhiều tính năng thiết thực
Lựa chọn Atis Invoice ngay hôm nay để tối ưu quy trình hóa đơn điện tử và tăng cường hiệu quả trong kinh doanh. Để tìm hiểu thêm và trải nghiệm Demo thực tế giải pháp của chúng tôi, liên hệ trực tiếp đến Atis để nhận tư vấn và hỗ trợ tốt nhất.